Wraz z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur firmy w całej Polsce muszą przygotować się na nowy sposób fakturowania. Aby ułatwić start przedsiębiorcom, Ministerstwo Finansów udostępni darmowe narzędzie do wystawiania faktur w KSeF – Aplikację Podatnika.
Choć to rozwiązanie pozwala wystawić fakturę zgodną z wymogami KSeF, jego możliwości są mocno ograniczone.
Czym jest KSeF i dlaczego jest ważny?
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to centralna platforma Ministerstwa Finansów, przez którą przechodzić będą wszystkie faktury ustrukturyzowane w Polsce. Każda faktura trafia najpierw do systemu KSeF, a dopiero potem do kontrahenta. Dzięki temu proces jest bardziej transparentny, a organy podatkowe mają natychmiastowy dostęp do danych.
Dla przedsiębiorców oznacza to koniec tradycyjnego wystawiania faktur w PDF czy w formie papierowej oraz konieczność korzystania z rozwiązań zgodnych z KSeF.
Aplikacja Podatnika KSeF – czym jest i co oferuje?
3 listopada Ministerstwo Finansów udostępni Aplikację Podatnika, czyli darmowy program umożliwiający wystawienie podstawowej faktury ustrukturyzowanej w KSeF. Na początku będzie można z niej korzystać w środowisku testowym, a od 15 listopada – w środowisku przedprodukcyjnym. Aplikacja będzie dostępna przez przeglądarkę internetową lub jako aplikacja mobilna.
Do głównych funkcji Aplikacji Podatnika należą:
- ręczne wystawianie faktur w strukturze KSeF,
- możliwość odbioru faktur zakupowych z systemu,
- podstawowa weryfikacja poprawności danych,
- możliwość podglądu i pobrania wizualizacji faktury w postaci PDF
Na pierwszy rzut oka aplikacja może się wydawać wystarczająca – z jej pomocą można wystawić fakturę i przesłać ją do KSeF. Jednak przy większej liczbie dokumentów i obowiązków, Aplikacja Podatnika może nie wystarczyć.
Ograniczenia Aplikacji Podatnika
Aplikacja Podatnika nie jest pełnoprawnym systemem do fakturowania. Jej głównym celem jest umożliwienie wystawienia ręcznie prostej faktury zgodnie z wymogami KSeF.
Korzystając z aplikacji, możemy spotkać ograniczenia:
- brak integracji z systemami księgowymi lub magazynowymi,
- brak automatyzacji (każdą fakturę trzeba wystawiać ręcznie),
- brak bazy klientów i produktów (wszystkie dane kontrahenta trzeba wpisywać ręcznie),
- brak raportów i analiz sprzedaży,
- brak obsługi płatności czy integracji z bankami.
W efekcie Aplikacja Podatnika sprawdzi się tylko w bardzo prostych przypadkach, np. gdy przedsiębiorca wystawia kilka faktur miesięcznie, nie przeszkadza mu wpisywanie wszystkich danych ręcznie i nie potrzebuje integracji z innymi systemami.
Profesjonalny program do faktur zintegrowany z KSeF – dlaczego warto?
Profesjonalny program do faktur zintegrowany z KSeF to rozwiązanie, które automatyzuje większość procesów, oszczędza czas i pozwala zachować pełną kontrolę nad dokumentami. W odróżnieniu od darmowej Aplikacji Podatnika, takie systemy oferują szereg funkcji zwiększających komfort pracy i bezpieczeństwo danych.
Najważniejsze zalety profesjonalnych programów do faktur to:
- Automatyczna integracja z KSeF – faktury są wysyłane i odbierane bez potrzeby logowania się do osobnej aplikacji.
- Wygodne wystawianie dokumentów – gotowe wzory faktur, automatyczne uzupełnianie danych kontrahenta i produktów.
- Obsługa wielu użytkowników – idealne rozwiązanie dla biur rachunkowych i firm z większym zespołem.
- Baza klientów i historii faktur – szybki dostęp do danych i dokumentów z dowolnego okresu.
- Bezpieczne archiwum – faktury przechowywane w chmurze z kopią zapasową.
- Integracje z systemami finansowo-księgowymi i magazynowymi.
Dzięki temu przedsiębiorca może wystawiać faktury szybciej, z mniejszym ryzykiem błędów, a cały proces wysyłki do KSeF przebiega w tle – bez konieczności angażowania dodatkowego czasu.
Dla kogo Aplikacja Podatnika, a dla kogo profesjonalny program do faktur?
1. Aplikacja Podatnika przygotowana przez Ministerstwo Finansów to rozwiązanie stworzone głównie z myślą o mikroprzedsiębiorcach, którzy:
- wystawiają jedynie pojedyncze, proste faktury,
- chcą w najprostszy sposób spełnić wymogi KSeF,
- nie potrzebują integracji z innymi systemami,
- prowadzą działalność, w której liczba dokumentów jest niewielka.
Aplikacja ma charakter podstawowy – pozwala jedynie wystawić fakturę i wysłać ją do KSeF, nie oferuje dodatkowych udogodnień, które ułatwiają codzienną pracę. Dlatego sprawdzi się raczej w najprostszych przypadkach, gdzie liczy się jedynie zgodność z wymogami systemu.
2. Profesjonalny program do faktur zintegrowany z KSeF to rozwiązanie dla każdego – także dla najmniejszych firm i jednoosobowych działalności.
Tego typu systemy oferują wiele funkcji, które znacząco usprawniają codzienną pracę, m.in.:
- automatyczne połączenie z kontem bankowym,
- szybkie płatności online,
- integracje z platformami e-commerce,
- powiadomienia o opóźnieniach w płatnościach,
- wysyłkę faktur e-mailem,
- automatyczne uzupełnianie danych na fakturze,
- prowadzenie prostego magazynu.
Wiele z tych możliwości jest dostępnych bezpłatnie – w ramach podstawowych planów lub limitów użytkowania, dzięki czemu przedsiębiorcy nie muszą ponosić dodatkowych kosztów.
Tym samym, profesjonalny program do faktur to rozwiązanie nie tylko wygodniejsze, ale też bardziej opłacalne – nawet dla najmniejszych firm, które chcą mieć pewność, że ich obsługa KSeF będzie szybka, zautomatyzowana i bezproblemowa.
